x
מיומנויות ריאיון כמיומנות ניהולית
כשזה מגיע למשאבי אנוש, כולם הופכים להיות "מומחים" - וכאן מתחילות הבעיות: הסתמכות על תחושת בטן והתרשמות כללית, במקום בדיקה שיטתית ומקצועית

לאחרונה ישבתי לפגישת עבודה עם סמנכ"ל משאבי אנוש וארגון באחת החברות הגדולות במשק. אתה יודע מה הבעיה של סמנכ"ל משאבי אנוש בישיבות הנהלה? שואל אותי וממשיך. כולם מבינים במשאבי אנוש!! במקרים בהם ישנן בעיות הקשורות למשאב האנושי, דוגמת בעיית נשירת עובדים, קבלה שגויה של עובדים (עובדים שהתקבלו לחברה, ונמצאו לא מתאימים רק אחרי תקופה) ואחרות, אזי סמנכ"ל הפיתוח עסקי יודע איך לגייס את העובדים המתאימים ביותר, סמנכ"ל טכני יודע על איזה שלב צריך את הדגש הרב ביותר בתהליך גיוס וסמנכ"ל מערכות המידע גם הוא מבין בשיטות מיון וברזי הראיון המקצועי. אבל, כאשר יש בעיה במשאבה מרכזית רק הסמנכ"ל הטכני מדבר כי הוא המבין בתחום. כשיש בעיות בהטמעת מערכת מחשוב חדשה, המומחה בתחום מדבר- הלא הוא סמנכ"ל מערכות מידע. אולם כשיש בעיה הקשורה לאנשים- התוצאה היא שכולם מבינים, כולם מומחים, וזה מאוד מתסכל!! מיון ואבחון מועמדים זו מומחיות בדיוק שהבנתו של הסמנכ"ל הטכני במשאבות הינה מומחיות.
 
לטעמי זו בעיה מוכרת של לא מעט בעלי תפקידים בתחום משאבי האנוש, חלקם בכירים וחלקם פחות עמם אני נפגש, והמשותף להם שכולם עוסקים באנשים. על פניו- באנשים כולם מבינים. מיון ואבחון מועמדים זו אמנם מומחיות. מאידך, גם יתר המנהלים במסגרת תפקידם ובחייהם הפרטיים נמצאים באינטראקציה עם אחרים ועושים שימוש באינטואיציה, קריאת שפת גוף, מסרים סמויים וגלויים תחושת בטן, למידה מניסיון העבר (במקרים מסוימים). כל אלו יכולות אנושיות נפלאות, ועוד מבלי שאף אחד מעולם לא לימד אותם!
 
הבעיה מתחילה כאשר אותו בעל תפקיד ניהולי נדרש לא פעם לראיין מועמד פוטנציאלי ראיון מקצועי (דבר שמאוד מקובל ונכון) ומבלבל בין אותן יכולות אנושיות נפלאות לבין מיומנות ריאיון מועמדים פוטנציאליים וחסר את אותה מיומנות שאמורה להיות חלק מארגז הכלים הניהולי של אותו מנהל מראיין כמיומנות ניהולית לכל דבר. פה בדיוק קיים ההבדל שהופך את אנשי משאבי האנוש למומחים לאיתור גיוס ומיון מועמדים לארגון.
 
למרות שרוב המנהלים לא עברו הכשרה מסודרת במיומנויות ריאיון מועמדים פוטנציאליים, נשאלת השאלה מדוע אחת מהמיומנויות שעל המנהל לרכוש הינה מיומנות ריאיון?
התשובה נעוצה בעובדה שחלק מהתפקיד הניהולי דורש מאיתנו לעיתים לראיין מועמדים פוטנציאליים, עלינו להבין מה אנו עושים ולא לפעול לפי תחושת בטן- כי מדובר במומחיות.
 
מיומנויות ריאיון אינן רק היכולת לשאול את השאלות הנכונות, אלא הבנת תהליך איתור גיוס ואבחון המועמדים החל מהגדרת תהליך הגיוס עד בחירת כלי המיון המתאים אשר יאפשר לבצע קבלה נכונה ודחייה נכונה של המועמד, להימנע מדחייה שגויה ובעיקר מקבלה שגויה של מועמדים שתעלה לנו הרבה משאבים וכסף מיותרים.
 
היות וקיימים מודלים רבים לבניית מערך אבחון והערכה של מועמדים, נבצע הבחנה בין שלבי תהליך איתור גיוס ואבחון המועמדים לבין שלבי הראיון המקצועי. כללי אצבע אלו יעניקו למנהל כלים מקצועיים לריאיון ובחירת המועמד המתאים.
 
תהליך איתור גיוס ואבחון המועמדים:
 
1.      ניתוח עיסוקים- הבנת דרישות התפקיד. מדוע יש צורך בתפקיד זה, תיאור התפקיד, מול מי בעל התפקיד לעבודה, תנאי סף (השכלה, יכולות, ניסיון, תכונות מרכזיות), כפיפות ומיקום בארגון.
 
2.     איתור מועמדים- הגדרת בעל התפקיד המגייס בארגון. פרסום באינטרנט או עיתונים, כוח אדם, רשתות חברתיות (חבר מביא חבר ותגמול). יש להתייחס למודעה ככלי שיווקי פנימי וחיצוני לכל דבר. דהיינו, חשבו מי נחשף את המודעה בתוך הארגון ומי מחוצה לו והבינו שהמודעה יוצרת גל שמועות (הרחבה, פיטורין, גדילה, חוסן). 
 
3.      אבחון המועמדים- ראיונות, מרכזי הערכה, מבחני אישיות, מבחן מקצועי (בכתב או בפועל).
 
4.    בחירת המועמד- יצירת שלבים ברורים של קליטת המועמד לארגון. אילו טפסים ממלא ומי אחראי על כך. חניכה מקצועית (פורמאלית ולא פורמאלית)- מי מבצע, לכמה זמן, מי מבצע בקרה. הערכת התאמה בפועל- מי מבצע, כמה זמן, הסכמה על מדדים מקצועיים וחברתיים.
 
 
שלבי הראיון המקצועי:
 
1.      זימון המועמד- ייעשה בטלפון. ודא שהמועמד הבין את מקום ותאריך הראיון.
 
2.      קבלת פנים- העדיפות היא ראיון של יותר ממראיין אחד. שיטה זו מאפשרת לייצר מהימנות בין אישית, כך שעוד אדם צופה במרואיין. יתרון נוסף הוא האפשרות להתייעץ בתום הראיון עם מראיין נוסף שנכח בחדר בזמן הראיון ולקבל דעה נוספת. זכרו שהמועמד נרגש, גם אם אינו מראה זאת. הראו כבוד בקבלתכם אותו, השתדלו להיות נעימים והתחילו את הראיון בכמה פרטים על הארגון והמשרה. הבינו שככל שתייצרו אוירה נעימה ונוחה המועמד ירגיש נוח וישיל מעליו את כל המסכות השיווקיות עמן הגיע ויציג בפניכם את האני האמיתי שלו ללא הטיה של רצייה חברתית. תקבלו עליכם להבין דאגו שקורות החיים של המרואיין נמצאים לפניך ועבור עליהם לפני.
 
3.      מה שואלים- השאלה היא מה הגדרתם כחשוב יותר בניתוח העיסוקים (שלב 1)? אישיות, ידע מקצועי או שניהם במידה שווה. להן הבינו שניתוח העיסוקים הינו המצפן ממנו תגזרו את כיוון השאלות. זכרו שמדובר במשאב של זמן ושזמנכם מוגבל לכן רשמו לכם רשימת שאלות מראש שיהוו "תסריט הראיון", ממנו תוכלו במהלך הראיון לשאול שאלות נוספות ולדעת להיכן לחזור. הקפידו כל העת למקד את המועמד באופן שיגרום לו הבנה ברורה של השאלה מחד ומוטיבציה להשיב על השאלות בכנות ולא לרצות אתכם מאידך.
 
4.      מה ניתן ללמוד מהתשובות- הראיון הוא למעשה כלי אבחוני באמצעותו ניתן לקבל מידע על אישיותו והידע המקצועי של המועמד. את כל זה אנו עושים באמצעות שאלות שכתבנו ב"תסריט הראיון". מהתשובות לשאלות חשוב מאוד לקבל תשובות למדדים הבאים: אופי, רצונות, שאיפות, מוטיבציה, התמדה ולבחון התאמת מדדים אלה לאקלים הארגוני.
 
5.      כימיה- ראיון זו למעשה שיחה לכל דבר בה אנחנו מנסים לבצע בירור בסופו נקבל החלטה. אם כן, מדוע אנו שואלים את כל השאלות? הרי ניתן להעביר למועמד את רשימת השאלות שגזרנו מניתוח העיסוקים וזה יחזיר לנו את התשובות בכתב מהן נלמד על המדדים מסעיף 4 , והנה שיטה לחסכון בלא מעט משאבים. אולם, לפגישה יש כוח הטמון באינטראקציה בין המועמד למראיין. אינטראקציה זו בנויה לא מעט על כימיה שהרי מדובר בפגישה בין שני אנשים שמנסים לבחון להבין אם הם מתאימים זה לזה. מזכיר לכם משהו? נכון- מערכת יחסים. ולכל מה שקורה ברווח שבין המראיין למרואיין אנו קוראים "חלקיקי ביטא", או בשפה פשוטה- יש או אין כימיה? מדד חשוב מאוד בבחינת מידת התאמתו של המרואיין לתפקיד. איך מודדים כימיה בראיון? מקשיבים למה שנאמר ולמה שלא, מתחברים להרגשה שמקבלים מהמרואיין. החיסרון המרכזי הוא שלא ניתן להסתמך אך ורק על כימיה כמדד להתאמה. יתכן מאוד שהמועמד לכאורה מרגיש לכם מתאים לתפקיד, אך תוך פרק זמן יהפוך ללא מתאים בעליל והוא או אנחנו נחפש את דרכו החוצה.
 
6.      סיום- הדברים החשובים נאמרים ליד הדלת. על מנת להימנע משאלות מיותרות של המועמד, היו ברורים עם עמו באופן כזה שבמידה ונמצא מתאים קבעו לוח זמנים להמשך תהליך המיון או הקליטה. במידה ולא נמצא מתאים אחלו לו בהצלחה בהמשך דרכו. במידה ולא ברור לכם מהי החלטתכם, קנו זמן התלבטות ואמרו למועמד שתהיו איתו בקשר בימים הקרובים.
 
7.      קבלת החלטת התאמה מועמד לתפקיד- על מנת לקבל החלטה את המתאימה ביותר הצליבו בין ניתוח העיסוק, תסריט הראיון, מדדי התאמה לאקלים הארגוני, כימיה. במידה ושלחם את המועמד למבחני אישיות, מבחני אמינות ומבחני קוגניטיביים הצליבו גם אותם לשאר הפרמטרים. כעת התייעצו עם המראיין הנוסף שנכח בחדר. במידה ולא נכח איתכם מראיין נוסף תוכלו לקבל החלטה טובה לאור ניתוח והצלבת סוללת תוצאות המדדים שברשותכם.
 
לסיכום, יתכן ולמנהל המראיין יכולות אנושיות נפלאות ל"קריאת אנשים". עדיין חשוב לצמצם את הפער בין קבלת מועמד לארגון על פי תחושת בטן סובייקטיבית לבין רכישת מיומנות ריאיון המאפשרת להסביר ברמה אובייקטיבית מדוע מועמד אחד מתאים לארגון יותר ממועמדים אחרים. 
רכישת מיומנות ריאיון בקרב מנהלים הינה כלי ניהולי העשוי לעזור לבעל תפקיד ניהולי הנדרש מדי פעם לראיין מועמדים פוטנציאליים ראיון מקצועי, גם לאחר שבוצע ראיון משאבי אנוש. יתרונה הגדול של מיומנות זו מלבד היותה מרכיב אינטגראלי בארגז הכלים הניהולי של המנהל המראיין, הוא תמיכה נוספת במאמציו הלא פוסקים של כל ארגון לבצע קבלה נכונה ודחייה נכונה של המועמד, להימנע מדחייה שגויה ובעיקר להימנע מקבלה שגויה של מועמדים אשר תעלה לארגון הרבה משאבי זמן וכסף מיותרים.
בהצלחה!